Che cos’è un IVR telefonico? Come funziona e vantaggi

Interactive Voice Response (IVR ) è un sistema di menu telefonico che consente l’identificazione el’invio dei chiamanti all’agente o al reparto più appropriato all’interno del team aziendale.

Con i moderni e sofisticati sistemi IVR – in italiano Posto Operatore Automatico POA – che fanno parte dei sistemi Centralino che oggi con la tecnologia CLOUD si integrano facilmente in azienda, è possibile gestire facilmente risponditori automatici, anche molto evoluti.

I moderni IVR con diverse tecniche di interazione permettono di gestire le chiamate in ingresso come una vera segretaria virtuale e quindi ottimizzare e smistare le chiamate al meglio per i clienti. All’interno di queste interazioni, i client possono comunicare utilizzando la selezione della tastiera touch-tone o sempre più frequentemente con la propria voce.

È semplice ed efficace e ridurrà significativamente i costi, aumentando l’efficienza all’interno di qualsiasi azienda.

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Che cos'è un IVR telefonico Come funziona e vantaggi

Interactive Voice Response (IVR ) è un sistema di menu telefonico che consente l’identificazione e l’invio dei chiamanti all’agente o al reparto più appropriato all’interno del team aziendale.

 Con i moderni e sofisticati sistemi IVR – in italiano Posto Operatore Automatico POA – che fanno parte dei sistemi Centralino che oggi con la tecnologia CLOUD si integrano facilmente in azienda, è possibile gestire facilmente risponditori automatici, anche molto evoluti.

 I moderni IVR con diverse tecniche di interazione permettono di gestire le chiamate in ingresso come una vera segretaria virtuale e quindi ottimizzare e smistare le chiamate al meglio per i clienti. All’interno di queste interazioni, i client possono comunicare utilizzando la selezione della tastiera touch-tone o sempre più frequentemente con la propria voce.

 È semplice ed efficace e ridurrà significativamente i costi, aumentando l’efficienza all’interno di qualsiasi azienda.

Gli IVR ti consentono di registrare messaggi di benvenuto per offrire agli utenti un’esperienza personalizzata e con l’IVR telefonico puoi raccogliere anche le informazioni sulla clientela: questi sistemi infatti rispondono alle esigenze dei clienti e trasferiscono le chiamate all’agente o al reparto più appropriato in base al loro input IVR. Quando le chiamate sono indirizzate agli agenti che utilizzano questa tecnologia, la probabilità che il chiamante venga trasferito all’agente o al reparto sbagliato verrà significativamente ridotta.

 Ma come funziona esattamente l’IVR telefonico?

L’ IVR telefonico non è altro che un sistema di risposta vocale interattiva.

Questa tecnologia di comunicazione automatizzata offre ai clienti un modo per interagire con le aziende al telefono senza la necessità di assistenza umana.

I client si connettono a un sistema di computer automatizzato per telefono, che può indirizzare la chiamata attraverso una serie di prompt con script. Ciò consente loro di effettuare transazioni, scambiare informazioni o raggiungere un rappresentante dal vivo.

Il sistema IVR è composto da apparecchiature di telefonia, applicazioni software, database e infrastruttura di supporto. Per cominciare, il computer è collegato alla linea telefonica dell’azienda. Un software IVR deve essere installato sul computer e occorre anche un hardware speciale, chiamato scheda di telefonia o scheda telefonica.

Quando, come cliente, si effettua una chiamata alla società, il software IVR risponderà dando un saluto pre-registrato e quindi chiederà di scegliere un’opzione da un menù impostato.

 I sistemi IVR sono essenziali nel business moderno, ti assisteranno con il tuo sistema bancario e incrementeranno la produttività.

Ecco alcuni modi per applicarli alla tua attività e i vantaggi che ne derivano.

IVR telefonico: i vantaggi per il business

Migliore servizio cliente

Utilizzando i sistemi IVR un cliente sentirà di essere meglio assistito.

La risposta fornita all’utente è informativa ed efficiente nel tempo, e tutto ciò che si deve fare è seguire le istruzioni dal menu di impostazione.

Ciò significa rispondere a una chiamata al primo squillo, riducendo così i tempi di attesa dei clienti e riducendo il volume delle chiamate, risparmiando tempo sia per il cliente che per l’azienda.

Accesso illimitato al cliente

I clienti possono fare uso dei sistemi IVR in qualsiasi momento, 24 ore al giorno e 7 giorni alla settimana.

Mentre orari d’ufficio, festività e pause dettano e limitano la disponibilità dei dipendenti, i sistemi IVR sono sempre a disposizione del cliente.

Ciò significa che un cliente può ricevere la maggior parte o tutti i servizi ogni volta che ne ha bisogno. Mentre l’opzione di avere un rappresentante dal vivo può essere quella preferita da alcuni, con l’aiuto di unIVR telefonico,i clienti ora hanno accesso illimitato alla tua azienda.

Personalizzazione più ampia

sistemi IVR consentono una straordinaria personalizzazione che aiuta a creare un migliore rapporto con i clienti. Ogni IVR telefonico può essere modificato e programmato con saluti personalizzati per i clienti.

Oltre a indirizzare un chiamante con il loro nome, il sistema può anche identificare e condividere qualsiasi informazione aggiuntiva. Ciò potrebbe significare augurare al chiamante un felice anniversario di matrimonio, o qualsiasi altra occasione degna di nota.

Oltre a programmare le informazioni sul chiamante, i sistemi IVR sono dotati di diverse opzioni linguistiche personalizzate. Inoltre, è possibile registrare qualsiasi saluto personalizzato desiderato e includere i prompt appropriati per trasferire i chiamanti al reparto corrispondente.

Crea un’immagine aziendale migliore

L’IVR crea la parvenza di un’azienda di grandi dimensioni rafforzandone l’immagine.

Un addetto alla reception non è in grado di gestire un volume di chiamate troppo elevato: soprattutto nelle realtà aziendali più piccole è altamente consigliabile avere un sistema automatizzato per stabilire l’immagine della loro azienda.

Aziende come OlimonTel, specializzate in servizi Voip professionali e con soluzioni centralino cloud offrono anche a piccole realtà la possibilità di utilizzare IVR evoluti e studiati su misura.  Grazie alla tecnologia CLOUD prima riservata esclusivamente a grandi multinazionali, con un notevole vantaggio in termini di risparmio e in produttività OlimonTel permette a tutti di utilizzare questi strumenti.

Per quanto riguarda la comunicazione aziendale, con OlimonTel i sistemi IVR semplificano e
ottimizzano i processi nell’assistenza clienti e migliorano i tempi di risposta delle chiamate.

Più profitti per l’azienda e aumento della produzione

Sempre più spesso, una grande porzione di affari e transazioni avvengono telefonicamente.

IVR offre receptionist virtuali e fa risparmiare parecchio tempo, utilizzando in modo migliore lerisorse di lavoro nel soddisfare le esigenze del cliente. Poiché l’IVR funziona 24 ore su 24 anche in caso di chiamate ad alto volume, i profitti saliranno.

Con i sistemi IVR, la tua azienda si occuperà di un elevato volume di chiamate senza lunghi tempi di attesa, ciò significa che i clienti aumenteranno il volume delle chiamate e dunque le possibilità di guadagno.

Maggiore precisione

L’uso di un IVR telefonico rende l’intero processo meno soggetto a errori, rispetto al lavoro di un addetto al ricevimento tradizionale.

Confermare consegne, appuntamenti e orari con i clienti è un altro importante vantaggio del sistema IVR. La conferma degli appuntamenti e delle transazioni può aiutare a evitare in anticipo i problemi del servizio clienti. Questo mostra ai tuoi clienti che la tua attività è organizzata e dà la priorità alle loro esigenze.

sistemi IVR possono essere progettati per effettuare chiamate in uscita per le aziende per confermare i tempi di consegna agli orari degli appuntamenti.

Naturalmente, questi sono alcuni dei vantaggi fondamentali dell’applicazione di un sistema IVR per migliorare il tuo business e la tua produttività. Scopri subito quali funzionano meglio per te!

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