Le tecnologie digitali e i software possono aiutare spesso nello svolgimento del lavoro, ma non sempre, molte volte, infatti, diventa necessaria la presenza della competenza di un professionista, che non è sostituibile da un software, neanche qualora stesse parlando del migliore al mondo.
Per esempio, all’interno dell’ambito dei processi di digitalizzazione e dematerializzazione della documentazione, più precisamente, per ciò che concerne la conservazione sostitutiva-digitale e la fatturazione elettronica, il software può essere praticamente inutile senza la presenza della competenza di un esperto, in grado di poterlo preparare in modo tale che esso possa gestire nel migliore dei modi tutti i processi richiesti.
Ogni azienda o pubblica amministrazione può avere la necessità di digitalizzare, ma questa attività non può essere messa in pratica se mancano i professionisti specifici, che devono occuparsi degli aspetti organizzativi, di quelli tecnici, quelli economici o ancora di quelli strutturali e quelli culturali.
L’importanza della competenza nell’ambito della conservazione sostitutiva-digitale
Le figure professionali, che sono necessarie per la realizzazione della conservazione sostitutiva-digitale, in base a come richiesto dalla normativa, devono rispettare i requisiti tecnici, quelli organizzativi e quelli economici, quindi sono necessari almeno tre tipi di figure professionali, che dovrebbero essere coinvolte per ogni categoria di attività richiesta, come di seguito si elenca:
• responsabile della conservazione;
• responsabile della gestione documentale;
• responsabile privacy e sicurezza.
I ruoli precedentemente descritti sono necessari per portare avanti il processo di dematerializzazione dei protocolli aziendali, perché le organizzazioni, prima di tutto, sono fatte di persone, che sono il valore aggiunto e senza del quale non si otterrebbero risultati validi.
Accostato alla competenza si trova lo studio del processo da applicare alle attività di digitalizzazione, che può essere intrapreso da un esperto del settore, egli stesso deve poter essere in grado di avviare l’analisi, la gestione digitale, il reengineering e l’organizzazione della prassi, tutti ambiti all’interno dei quali la tecnologia o il software non possono essere interamente utili, se non come ausilio alla competenza di un professionista.
Un processo di dematerializzazione ben riuscito deve partire da un principale presupposto, imposto dalla normativa, ma che deve entrare a far parte delle logiche aziendali, ovvero, la necessità del cambiamento e quindi la realizzazione di una vera e propria evoluzione organizzativa.
La difficoltà del cambiamento
Il cambiamento è il processo più difficile da organizzare, perché comporta dei meccanismi di riadattamento alle regole, non facilmente condivisibili all’interno di un’azienda strutturata da tempo.
Solo quando tutto è stato predisposto si può iniziare a pensare a un software per la fatturazione elettronica come per esempio quello di Savino Solution, dove è possibile studiare l’interfaccia più utile, l’automatismo più idoneo e customizzare il sistema, in base alle necessità aziendali.
Ciò che, invece, non si può eseguire è fare rispettare al software le logiche OAIS e del DPCM del 3 Dicembre 2013, dove si prevede l’applicazione della conservazione sostitutiva 2.0 sin dall’approvazione del DPCM del 13 Novembre 2014.
Data la complessità delle operazioni è facile immaginare come il software sia solo la parte finale di tutto il processo, pur essendo importante non è sicuramente il primo elemento da prendere in considerazione.
Quindi per far sì che si ottengano ottimi risultati e che la “macchina” sia funzionale e funzionante, tutti i processi devono essere ben coordinati fino ad arrivare alla scelta e all’utilizzo del software, che è solo la conseguenza di altre importanti decisioni intraprese in precedenza.
Se non sarà stato analizzato e studiato come e quando applicare la firma digitale, in che modo eseguire la conservazione sostitutiva e applicare la fatturazione elettronica, di sicuro non si sarà migliorata la situazione lavorativa di tutte le persone coinvolte all’interno di un’organizzazione, privata o della pubblica amministrazione.
Quindi è necessario non dimenticare che il digitale deve migliorare il lavoro, essere un ausilio, un supplemento, ma mai potrà sostituire la competenza di una persona.