Il ricorso a un software di gestione contabile in cloud è destinato a produrre molteplici vantaggi non solo dal punto di vista dei costi, ma anche sotto il profilo della flessibilità di utilizzo e sul piano della sicurezza. La contabilità aziendale serve a registrare tutti gli eventi di carattere finanziario ed economico che avvengono nel contesto di un’impresa e può risultare ottimizzata con l’aiuto della nuvola, vale a dire uno spazio di archiviazione personale – il cosiddetto cloud storage – a cui si può accedere quando e come si vuole, in qualunque momento e ovunque ci si trovi, a patto che si abbia a disposizione una connessione a Internet.
La contabilità in cloud offre l’occasione di automatizzare e di rendere più semplici quasi tutti i processi amministrativi: ciò ha effetti significativi sul piano della produttività, poiché procedure più rapide consentono di distribuire in modo più efficiente le risorse.
Le funzioni di contabilità
Sono due le principali funzioni di contabilità che coesistono all’interno di un’azienda: quella industriale o tecnica e quella commerciale o mercantile. La prima rimane dentro la struttura e ha a che fare con i processi di lavorazione dei materiali comprati, i quali vengono trasformati in prodotti finiti; la seconda favorisce la relazione tra l’impresa e la realtà esterna, coinvolgendo le entrate e le uscite, che derivano dalla vendita dei prodotti e dall’acquisto dei materiali.
Sono due, quindi, anche le tipologie di contabilità in cui ci si imbatte: quella analitica serve a registrare unicamente i fatti di gestione interna, mentre quella ordinaria rileva la totalità dei fatti che coinvolgono l’ambiente esterno.
Quando è meglio scegliere il cloud
Per le pmi software e programmi di gestione contabile in cloud assicurano prestazioni migliori e facilità di utilizzo. Essi non hanno bisogno di essere installati sui dispositivi che vengono utilizzati, dal momento che sono fruibili interamente tramite il web: questo è il motivo per il quale vi si può accedere in qualunque istante e a prescindere dal device che si sta adoperando. Anche senza competenze informatiche di alto livello ci si può servire del cloud per raggiungere i propri scopi. I costi sono decisamente ridotti: se non è prevista alcuna installazione, è evidente che non c’è nemmeno bisogno di una manutenzione, il che vuol dire che la spesa operativa è bassa e può essere pianificata in anticipo, sia su base mensile che su base annuale.
La sicurezza del cloud
Un software in cloud consente di monitorare le diverse aree di gestione aziendale in maniera sicura, dal momento che tutte le informazioni e tutti i dati sono ben protetti. Questo implica la riduzione delle probabilità di perdita o dispersione di dati sensibili o di informazioni rilevanti o delicate dal punto di vista economico. La sicurezza è garantita anche in mobilità, a prescindere dal fatto che il programma sia usato da uno smartphone, da un tablet o da un personal computer. In più, c’è da tenere conto della costanza degli aggiornamenti, senza dubbio più comodi di quelli previsti dai gestionali classici.
Le caratteristiche da ricercare in un gestionale in cloud
La semplicità dell’interfaccia è una delle peculiarità che devono essere ricercate in un software in cloud, il quale dovrebbe permettere – tra l’altro – la comunicazione dei dati delle fatture, la registrazione dei documenti di vendita, il controllo dei movimenti bancari e la gestione dei pagamenti e degli incassi. Sarebbe meglio, inoltre, poter contare su un accesso multi utente, per esempio per consentire anche al commercialista di usare la piattaforma per verificare la situazione contabile dell’impresa in caso di necessità.