Si sente più frequentemente parlare di software gestionale, dei programmi professionali utilizzati dalle aziende che semplificherebbero la loro gestione. Sono numerose le aziende italiane che si chiedono quali possano essere i vantaggi e gli svantaggi dell’utilizzo di un software gestione per la gestione delle procedure aziendali.
Ma che cos’è e come funziona un software gestionale?
L’inefficienza delle aziende è una delle principali cause del fallimento, e molte delle aziende italiane si avvalgono dell’utilizzo del capitale umano nella gestione delle procedure aziendali senza invece sfruttare le risorse e i vantaggi dei migliori sistemi informatici.
L’inefficienza aziendale spesso è infatti legata allo spreco delle risorse, ma anche di perdita di tempo, errori umani, o una grave perdita di informazioni. Aspetti che indicono pesantemente sull’organizzazione del lavoro e della produzione tanto da causare gravi danni, o addirittura il fallimento dell’azienda.
Ogni azienda dovrebbe considerare l’idea che avvalersi di sistemi informatici consente di ottimizzare il lavoro aziendale, un dettaglio che non deve assolutamente essere sottovalutato e che è necessario per le aziende di qualsiasi settore.
Sono diversi i software gestionali per piccole e medie imprese, tutti in grado di monitorare, analizzare ma soprattutto suggerire interventi nei vari ambiti dell’ottimizzazione aziendale. Tali programmi utilizzano dei moduli che possono essere integrati una sola volta o gradualmente, e che sono particolarmente utili sia nei processi contabili, che amministrativi, di produzione, ma anche vendita, logista e relazione con la clientela, un esempio di manageriale con tutte queste caratteristiche lo trovi su www.geasoft.com.
Vantaggi e svantaggi dell’utilizzo dei software gestionali d’azienda
Sono diversi i vantaggi legati all’utilizzo dei software aziendali, primo fra tutti la possibilità di adattare il software ad ogni esigenza dei clienti utilizzando funzioni e strumenti dedicati. Solitamente vengono utilizzati dei moduli standard, ma esiste la possibilità di personalizzare tramite delle modifiche apportate alla configurazione generale. Un ottimo software gestione è pensato su misura per il cliente, utilizzato principalmente solo con i moduli necessari impostati per integrarsi anche gli altri strumenti informatici.
Ulteriore vantaggio per l’utilizzo di un software aziendale è relativo alla scalabilità e personalizzazione dei sistemi di gestione informatica. Tramite moduli distinti è possibile evitare di correre il rischio di una possibile perdita di dati.
Dovendo considerare il marketing, il software gestione è una fonte importante per i dati dei clienti, dato che consente di tenere sotto controllo la posizione di ogni cliente, dal numero degli ordini, al fatturato, o ai dati anagrafici.
Un sistema informatico è risaputo possa essere sicuramente più veloce ad effettuare qualsiasi tipologia di operazione, ma anche con maggiore precisione, assicurando un alto livello di sicurezza in tutte le operazioni effettuate.
Ulteriore aspetto fondamentale legato al software gestione è la possibilità di eseguire non solo le operazioni consuete ma anche l’opportunità di condurre analisi approfondite e in tempi brevi, oltre a poter modulare le strategie aziendali in base ad alcuni indicatori rilevanti per il proprio business, organizzando dei veri e propri report per tenere sotto controllo tutti gli indicatori aziendali più importanti.
La riduzione delle tempistiche grazie ai software aziendali ha fatto sì che le aziende potessero ottenere un potenziale risparmio, in quanto un lavoro fatto velocemente comporta un risparmio anche economico.
Lavorare da remoto grazie ai software aziendali è possibile dall’introduzione del cloud che ha consentito di conservare i dati tramite server condivisi, a cui più persona dell’azienda riescono ad accedere.
Un possibile svantaggio legato all’utilizzo di un software gestione è relativo all’investimento economico che l’azienda dovrà effettuare per la formazione del personale all’utilizzo dei software gestionali. Tutte le aziende che vogliono modernizzarsi utilizzando i software gestionali possono incontrare una sorta di resistenza al cambiamento, che però può essere tranquillamente superata grazie al coinvolgimento del personale aziendale nel processo di formazione.
Lo svantaggio di una possibile resistenza al cambiamento per la mancata conoscenza dei software gestionali però non deve assolutamente essere vista come un limite ma come uno stimolo a pianificare in maniera efficiente l’introduzione di un nuovo strumento informatico in azienda.
Sicuramente utilizzare un software gestionale presenta vantaggio ma anche svantaggi, ma se accuratamente analizzati da un professionista di software gestionali, è possibile rendersi effettivamente conto se l’utilizzo di tali sistemi informatici sia essenziali o meno per la nostra azienda.
Software aziendale su misura o standard? Quale scegliere
Decidere di scegliere un software su misura ha il vantaggio di poter dirigere le varie fasi dello sviluppo del programma in base alle esigenze aziendali. Allo stesso tempo però tale aspetto potrebbe essere rischioso dato che la continuità di supporto e assistenza sul software dipende da un unico fornitore, e in caso di cessazione attività potrebbe rappresentare un possibile rischio per l’azienda.
Al contrario la soluzione standard è sicuramente meno elastica, quindi dovrà essere la stessa azienda a doversi adattare al software. Ma questa soluzione presenta un maggiore livello di assistenza proprio grazie al maggior numero di soggetti che conoscono approfonditamente il software, e proprio per questo motivo garantisce un maggiore livello di sicurezza operativa.
Nel caso in cui si scelga un software standard è bene optare per un sistema meno performante ma che offre un ottimo servizio si consulenza e assistenza.